Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Ở Nhật Bản, từ “ONE TEAM” cực kỳ nổi tiếng.

Đây chính là khẩu hiệu của đội tuyển quốc gia Nhật Bản khi tham dự giải bóng bầu dục thế giới năm 2019, với ý nghĩa “Chúng ta là một đội!”.

ONE TEAM dần dần được biết đến rộng rãi và phổ biến trên khắp đất nước mặt trời mọc. Ngay cả những người không quen thuộc với bộ môn bóng bầu dục, cũng bị ấn tượng bởi cụm từ này. Bởi lẽ, từ xa xưa, người dân Nhật Bản đã luôn coi trọng tinh thần “đồng đội”.

Trong công việc, tinh thần “đồng đội” cũng là yếu tố quan trọng.

Trong bài viết này, LIGHTBOAT sẽ chia sẻ với bạn đọc về bốn nội dung như sau:
・Vì sao teamwork (làm việc nhóm) là điều không thể thiếu trong các công ty Nhật Bản?
・Lợi ích khi làm việc nhóm
・Những vấn đề có thể phát sinh nếu không làm việc nhóm
・Làm thế nào để làm việc nhóm hiệu quả với người Nhật?

Ngoài ra, chúng tôi sẽ giải thích cặn kẽ về những khác biệt trong cách làm việc nhóm giữa Nhật Bản và các quốc gia khác. Bài viết hứa hẹn sẽ trở thành tài liệu bổ ích cho các bạn khi làm việc tại các doanh nghiệp Nhật.

1. Kỹ năng “Làm việc nhóm” là gì?

Tại sao làm việc nhóm lại cần thiết trong công việc? Để góp phần trả lời cho câu hỏi đó, dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích về ý nghĩa của làm việc nhóm tại Nhật và sự khác biệt với các quốc gia khác.

1-1. Làm việc nhóm theo quan niệm của người Nhật

Làm việc nhóm là việc hợp tác với các thành viên trong nhóm để thực hiện công việc và đạt được mục tiêu chung.

Năng lực của mỗi thành viên là có giới hạn và một người không thể gánh vác nhiều công việc cùng một lúc. Chính vì vậy, làm việc nhóm là điều cần thiết khi làm việc ở công ty.

Trong quá trình làm việc, mọi người trong một nhóm sẽ giúp đỡ lẫn nhau. Chẳng hạn, có những công việc không phải là sở trường của bạn, nhưng lại là sở trường của những thành viên khác, họ có thể giúp đỡ bạn để hoàn thành. Như vậy, cả nhóm sẽ hoàn thành mục tiêu công việc mà nếu là một cá nhân sẽ không thể đạt được.

Những khác biệt trong làm việc nhóm giữa Nhật Bản và các quốc gia khác

Thực tế, một số các quốc gia phương Tây và một bộ phận các quốc gia châu Á có cách suy nghĩ về làm việc nhóm khác với Nhật Bản.

Ví dụ, quốc gia của bạn A có cách làm việc theo “chủ nghĩa hiệu dụng”. “Chủ nghĩa hiệu dụng” là cách làm việc mà qua đó thù lao sẽ được quyết định dựa trên kết quả của công việc. Người ta hướng đến việc nâng cao năng lực cá nhân để hoàn thành mục tiêu chung của cả đội.

Trái lại, ở Nhật Bản, “tinh thần đồng đội” được coi trọng, nghĩa là đề cao việc giúp đỡ người khác nếu họ gặp khó khăn, vướng mắc. Chính vì vậy, cách suy nghĩ về làm việc nhóm của Nhật Bản và các nước khác tương đối khác nhau. Khi làm việc trong các công ty Nhật Bản, bạn phải nhận thức được sự khác biệt này.

Thế nào là một nhóm làm việc hiệu quả?

Một nhóm được gọi là làm việc hiệu quả, đầu tiên là mục tiêu phải rõ ràng. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm phải làm việc bằng sự nhiệt tình, hăng say và tinh thần trách nhiệm cao.

Các thành viên sẽ luôn đặt ra câu hỏi “Bản thân có thể làm gì để đạt được mục tiêu?” và luôn mang trong mình tinh thần hợp tác, sẵn sàng giúp đỡ một cách tích cực nếu có ai đó gặp khó khăn.

1-2. Sự khác biệt giữa “team” và “group”

Hai từ này có ý nghĩa khá giống nhau.

“Group” là tập thể, là một nhóm những người có chung đặc điểm. Những người trong “group” chỉ đơn thuần được tập hợp lại thành một tổ chức.

“Team” là một nhóm những người tập hợp nhau lại để đạt được mục tiêu. Mỗi thành viên trong đó sẽ có những năng lực và vai trò khác nhau, nhưng sẽ cùng nhau nỗ lực để hướng đến mục tiêu chung.

“Group” là tập thể được tạo ra và phân chia theo đặc điểm của họ. Trong khi đó, “team” là tập thể được tạo ra để cùng đạt được mục tiêu chung.

1-3. Tầm quan trọng của làm việc nhóm và bối cảnh thời đại

Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm ngày càng trở thành đòi hỏi quan trọng ở Nhật Bản. Có hai lý do cho điều đó.

Sự đa dạng về nhân sự trong công ty

Mỗi công ty vốn đã tồn tại sự đa dạng về mặt nhân sự. Đặc biệt, trong các doanh nghiệp Nhật Bản, số lượng người nước ngoài đang dần tăng lên. Ngoài ra, cũng có những người không thể làm việc trong một khoảng thời gian dài vì lý do phải chăm sóc con cái, hoặc có những người không phải là nhân viên chính thức, chỉ làm việc theo hình thức bán thời gian hay ủy thác nghiệp vụ.

Những người đó sẽ cùng làm việc và trở thành một nhóm. Để thực hiện được điều đó, điều quan trọng là phải hiểu rõ về nhau. Một số thành viên có kiến thức chuyên môn tốt, một số khác lại sở hữu kỹ năng cao. Một người có thể không đủ nhưng nếu mỗi người đều phát huy một cách đầy đủ khả năng của bản thân, thì cả nhóm có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc.

Mọi người có thể cùng hợp tác và tạo thành một nhóm làm việc hiệu quả, điều đó chắc hẳn sẽ có ích cho công ty.

Sự biến đổi nhanh chóng của thời cuộc

Xã hội Nhật Bản chứng kiến những biến động chóng vánh mỗi ngày. Sản phẩm này có thể thịnh hành vào năm ngoái, nhưng đến năm nay đã không còn được ưa chuộng nữa. Không ai biết một dịch vụ có thể đang được yêu thích ở thời điểm hiện tại, nhưng đến sang năm sẽ như thế nào?
(Thời kỳ như vậy được biết đến với tên gọi là “Thời kỳ VUCA”.)

Nhiệm vụ của mỗi doanh nghiệp là phải quan sát sự thay đổi của xã hội, suy nghĩ và nắm bắt được thị hiếu công chúng xem loại sản phẩm, dịch vụ nào đang được mong chờ, đón đợi. Từ đó, phải tìm kiếm những điều mới mẻ.

Nếu là một người, sẽ không thể thực hiện được những công việc như thế. Chính vì vậy, chúng ta cần những người có năng lực và kỹ năng khác nhau cùng nỗ lực và phối hợp thực hiện. Đấy chính là “tinh thần đồng đội”.
　　

2. Lợi ích của làm việc nhóm

Có rất nhiều lợi ích nếu làm việc nhóm đạt hiệu quả tốt.

Đạt được các mục tiêu khó

Mỗi người đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Có những mục tiêu thật khó có thể đạt được nếu chỉ làm một mình, nhưng nếu mọi người giúp đỡ lẫn nhau sẽ có thể làm tăng năng suất của nhóm. Điều đó dẫn đến những thành quả to lớn.

Hình thành mối quan hệ tin cậy và động lực làm việc

Mối quan hệ tin cậy được tạo dựng giữa các thành viên trong nhóm và mọi người công nhận khả năng của nhau. Khi đó, chắc hẳn mỗi thành viên sẽ xuất hiện suy nghĩ “Mong muốn cống hiến cho nhóm này!” phải không nào? Điều đó cũng giúp tạo nên động lực làm việc cho mỗi người.

Ngoài ra, nếu có được mối quan hệ tin cậy thì khi phát sinh vấn đề, mọi người cũng sẽ cùng hợp tác để giải quyết. Không phải tranh cãi thay vào đó là sự hiệp lực, chắc hẳn vấn đề sẽ nhanh chóng được giải quyết và có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Nảy sinh những ý tưởng mới

Trong xã hội biến động không ngừng, để việc kinh doanh thuận lợi và thành công, điều quan trọng là phải luôn nỗ lực tạo ra được những sản phẩm, dịch vụ mới.

Các ý tưởng bất ngờ, độc đáo sẽ nảy sinh chính là khi những thành viên với kiến thức và kỹ năng đa dạng cùng ngồi lại, trao đổi ý kiến với các thành viên khác trong nhóm.

3. Những vấn đề có thể phát sinh nếu không làm việc nhóm

Nếu không làm việc nhóm, sự giao tiếp, kết nối giữa các thành viên sẽ giảm đi, làm phát sinh rất nhiều vấn đề.

Khó đạt được mục tiêu chung

Nếu các thành viên trong nhóm không có sự tin tưởng lẫn nhau, khi có khó khăn xảy ra, họ sẽ không thể cùng nhau thảo luận, chia sẻ. Khi đó, mỗi người sẽ phải tự gánh chịu sự nỗi lo lắng, bất an một mình và công việc vì thế sẽ không tiến triển, đồng thời khiến cả nhóm không thể đạt được mục tiêu chung.

Mặt khác, cũng có những lúc bản thân ngay từ đầu không nắm rõ mục tiêu chung của nhóm. Điều đó khiển bản thân mình không biết phải làm gì và không thể phát huy được năng lực của bản thân.

Ở nơi làm việc, có rất nhiều người khác nhau, chính bởi vậy, điều quan trọng là phải tôn trọng lẫn nhau. Có như thế, mỗi thành viên mới có cảm giác “Mình được công nhận”, “Mình muốn trở nên có ích”.

Không khí làm việc tiêu cực và cảm giác bất an

Nếu không có làm việc nhóm, chúng ta sẽ không biết công việc của nhau đang tiến triển như thế nào. Điều này dễ gây ra cảm giác mất lòng tin và bất mãn.

Ví dụ, chúng ta thường đặt ra nghi vấn và cảm thấy bất công, “Họ có đang đàm phán kinh doanh thật hay không?”, “Họ có thực sự đang làm việc?”, v.v.. đối với những người không đạt được thành quả gì trong công việc.

Sẽ rất khó để truyền đạt những gì chúng ta muốn cho đối phương nếu cứ làm việc với nhau bằng cảm xúc và suy nghĩ như vậy. Và nếu tình trạng này tiếp diễn lâu dài, một số người sẽ bắt đầu suy nghĩ, “Chuyển việc thôi, tìm chỗ nào mà bản thân có thể dễ dàng bày tỏ ý kiến hơn!”, và cuối cùng là quyết định nghỉ việc.

4. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan trọng là phải tạo được mối quan hệ tốt với tất cả các thành viên trong nhóm.

Coi trọng “cảm xúc”

Là con người, ai ai cũng mang trong mình cảm xúc. Cảm xúc và hành động có mối quan hệ mật thiết với nhau.

Chẳng hạn như khi nhận được sự giúp đỡ của các thành viên khác trong công việc, hãy thử nghĩ xem “Phải truyền đạt thế nào để đối phương thấy vui?” hay “Bị nói thế nào sẽ cảm thấy khó chịu?”.

Nếu không biết cảm xúc của thành viên khác đang như thế nào, hãy thử quan sát kỹ cử chỉ và nét mặt của họ. Bên cạnh đó, vào những ngày có điều gì đó khiến bản thân khó chịu, có thể bạn sẽ nói những điều không hay với các thành viên khác khiến không khí làm việc trở nên bí bách, ngột ngạt.

Để tránh điều đó, hãy cố gắng kiểm soát và điều chỉnh cảm xúc của bản thân.

Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người

Lắng nghe nhiều hơn là một cách hiệu quả để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các thành viên. Mặt khác, một điều cũng không kém phần quan trọng là bản thân bạn cũng phải tích cực chia sẻ.

Khi bạn lắng nghe, đối phương sẽ cảm thấy vui vì được người đối diện quan tâm. Tuy nhiên, nếu chỉ lắng nghe thôi thì cuộc trò chuyện sẽ không thể tiếp tục được. Để cuộc trò chuyện trở nên thú vị hơn, bản thân bạn cũng hãy đặt ra thật nhiều câu hỏi cho đối phương.

Thêm vào đó, khi muốn truyền đạt ý kiến của bản thân, không được sử dụng những từ ngữ làm đối phương cảm thấy tổn thương. Sẽ có những lúc bạn không đồng ý với ý kiến, quan điểm của các thành viên khác nhưng hãy cẩn trọng trong việc lựa chọn từ ngữ, đừng khiến mọi người cảm thấy khó chịu.

Hành động để đạt được mục tiêu chung

Để đạt được mục tiêu chung của cả nhóm, bản thân từng thành viên phải hiểu rõ mục tiêu chung đó. Và để đạt được mục tiêu, tất cả các thành viên cần suy nghĩ về việc “Bản thân nên làm gì?”, “Phải đối mặt với những thách thức gì?”.

Khi tất cả mọi người đã hiểu được mục tiêu chung cũng như những thách thức có thể sẽ gặp phải, hãy quyết định những việc sau:

・Tạo ra cái gì?
・Lịch trình như thế nào?
・Ai sẽ đóng vai trò như thế nào?
・Quy tắc của nhóm ra sao?

Trong quá trình làm việc nhóm, tất cả mọi người hãy nêu ý kiến và cùng tìm ra giải pháp để giải quyết vấn đề.

Cùng chung sức để đạt mục tiêu

Điều quan trọng là các thành viên phải trao đổi ý kiến với nhau để đạt được mục tiêu chung.
Hãy thử suy nghĩ và tìm ra lời giải đáp cho những vấn đề như, “Phải tạo dựng bầu không khí thể nào để các thành viên dễ dàng phát biểu ý kiến hơn?”, hay “Làm thế nào để bản thân có thể truyền đạt ý kiến của mình một cách chính xác?”, v.v..

Đôi khi ý kiến của các thành viên sẽ đối lập nhau. Đây là cơ hội tốt để hiểu nhau đang nghĩ gì. Hãy cùng suy nghĩ giải pháp để có thể đạt được kết quả khiến tất cả mọi người đều hài lòng.

Chúng tôi sẽ giới thiệu kỹ hơn về cách truyền đạt cảm xúc của bản thân và phương pháp hiểu cảm xúc của đối phương. Các bạn muốn biết thêm chi tiết vui lòng xem qua tài liệu giảng dạy dưới đây.

5. Phần kết

“Làm việc nhóm” là việc hợp tác với các thành viên trong nhóm để thực hiện công việc và đạt được mục tiêu chung.

Để làm ra được sản phẩm hay dịch vụ mới trong một môi trường tập hợp nhiều người khác nhau, kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là điều cực kỳ cần thiết.

Làm việc nhóm hiệu quả có những lợi ích như sau:

・Đạt được các mục tiêu khó
・Hình thành mối quan hệ tin cậy và động lực làm việc
・Nảy sinh những ý tưởng mới

Nếu làm việc đồng đội không đạt được hiệu quả, những bất lợi sau đây sẽ xuất hiện:

・Khó đạt được mục tiêu chung
・Không khí làm việc tiêu cực và cảm giác bất an

Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu quả khi làm việc nhóm, bạn nên coi trọng hành động và cảm xúc nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với mọi người xung quanh.

Hãy thử suy nghĩ về vai trò của bản thân để có thể nâng cao thành quả công việc trong một nhóm xem sao nhé!