Kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng Nhật trong công việc

“Khi gửi email cho khách hàng, nếu văn phong sử dụng không lịch sự thì sẽ thế nào?”
“Khi soạn thảo tài liệu để gửi cho người trong công ty, nên viết như thế nào cho phù hợp?”

Chắc hẳn bạn sẽ lúng túng nếu phải soạn thảo văn bản trong kinh doanh nhưng lại không biết cách viết theo quy chuẩn.

Có nhiều loại văn bản trong kinh doanh và mỗi loại đều có một khuôn mẫu nhất định. Mỗi loại văn bản đều có mẫu riêng, nên sẽ dễ dàng hơn nếu bạn tìm hiểu và áp dụng theo các mẫu đó.

Các bạn thử tham khảo bài viết dưới đây để không gặp khó khăn khi soạn thảo văn bản trong kinh doanh nhé!

1. Điều cần biết trước khi học cách viết văn bản trong kinh doanh

Trước tiên, hãy cũng tìm hiểu những kiến thức cơ bản về văn bản trong kinh doanh nhé!

1-1. Văn bản trong kinh doanh là gì?

Văn bản trong kinh doanh là văn bản được sử dụng trong công việc. Biết cách trình bày văn bản trong kinh doanh sẽ giúp cho công việc diễn ra một cách suôn sẻ. Bởi vì nhờ đó, chúng ta có thể truyền đạt chính xác nội dung công việc hay yêu cầu cho đối phương.

1-2. Tại sao văn bản trong kinh doanh lại quan trọng?

Thông thường, chúng ta có thể nói chuyện trực tiếp hay gọi điện thoại để truyền đạt thông tin với nhau. Tuy nhiên, cũng có trường hợp người nghe hiểu nhầm những gì ta truyền đạt. Hơn nữa, vì thông tin đã truyền đạt không được lưu trữ nên sau này không thể xác nhận lại.

Văn bản kinh doanh giúp truyền đạt chính xác điều mình muốn nói, đồng thời có thể đưa thông tin đến nhiều người cùng một lúc.

2. Phân loại và cách viết văn bản trong kinh doanh

Văn bản trong kinh doanh bao gồm “văn bản nội bộ” và “văn bản bên ngoài”. Rất khó để nhớ hết cách viết của mỗi loại văn bản, nhưng ngày nay, phần mềm office của máy tính đã có sẵn các mẫu để sử dụng cho công việc.

Trang web của Microsoft cũng giới thiệu nhiều mẫu được tạo bởi Word hay Excel, hãy thử xem qua xem sao nhé. Đặc biệt có nhiều mẫu được cung cấp miễn phí.

Tham khảo:
Microsoft “Gợi ý các mẫu cho từng lĩnh vực – Phần doanh nghiệp” (các mẫu văn bản bằng tiếng Nhật) https://www.microsoft.com/ja-jp/office/pipc/business

2-1. Văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ được sử dụng để báo cáo công việc, đưa ra chỉ dẫn cho những người ở trong cùng công ty.

Phân loại văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ bao gồm những văn bản như sau:
（1）Chỉ thị: Văn bản được dùng để đưa ra chỉ thị, mệnh lệnh về công việc
（2）Báo cáo: Văn bản được dùng để thông báo những thông tin cần thiết
（3）Đơn đề nghị phê duyệt: Văn bản dùng để xin sự phê duyệt của cấp trên
（4）Biên bản họp: Văn bản tóm tắt nội dung cuộc họp

Điểm cần lưu ý khi viết

Khi viết các văn bản nội bộ, hãy cố gắng chỉ viết những gì cần thiết, đồng thời hãy viết một cách ngắn gọn và chính xác, để người khác đọc có thể hiểu ngay nội dung.

Ngoài ra, khi viết văn bản có nội dung phức tạp, sử dụng các “gạch đầu dòng” sẽ dễ hiểu hơn.

Nhiều công ty sử dụng thống nhất một format cho các văn bản nội bộ của công ty mình. Chính vì vậy, bạn nên thử tham khảo văn bản do người khác soạn trước đó và viết theo.

Ví dụ về văn bản nội bộ

Bản báo cáo có thể viết như dưới đây:

Bản dịch tiếng Việt:

Khi nhìn vào bản báo cáo trên, người đọc sẽ dễ dàng hiểu “đây là một văn bản báo cáo về việc đã tham gia tập huấn”. Ở phần “Cảm nhận”, trình bày kết luận trước, sau đó giải thích lý do sẽ khiến người đọc dễ hình dung hơn.

Trường hợp muốn báo cáo nội dung cụ thể, hãy tóm tắt nó thành một trang riêng như phần đính kèm của Bản báo cáo.

2-2. Văn bản bên ngoài

Văn bản bên ngoài là các văn bản được gửi cho những đối tượng không phải là người của công ty, chẳng hạn như khách hàng.

Phân loại văn bản bên ngoài

Văn bản bên ngoài bao gồm “văn bản giao dịch” và “văn bản xã giao”.

Văn bản giao dịch được sử dụng khi giao dịch hay thỏa thuận, ví dụ như “Đơn yêu cầu”, “Đơn đặt hàng”, “Yêu cầu thanh toán”, v.v..

Văn bản xã giao được sử dụng để tạo mối quan hệ tốt với khách hàng, gửi lời cảm ơn đến họ hay thông báo cho họ về các buổi thuyết trình, buổi giới thiệu. Có các văn bản như “Thư mời”, “Thư cảm ơn”, v.v..

Điểm cần lưu ý khi viết

Văn bản bên ngoài được gửi dưới danh nghĩa công ty, nên đòi hỏi phải có mức độ trang trọng hơn văn bản nội bộ. Cũng chính vì thế, cần thêm vào các câu mang tính nghi thức, xã giao.

Văn bản giao dịch đòi hỏi phải viết rõ ràng, chính xác và dễ hiểu về nội dung yêu cầu hay số tiền cần thanh toán.

Văn bản xã giao là văn bản coi trọng lễ nghi, chính vì vậy cần tuân thủ các quy tắc khi soạn thảo. Lưu ý không mắc lỗi trong việc kết hợp các từ ngữ với nhau như “Haikei (拝啓) – Kính gửi” sẽ đi với “Keigu (敬具) – Trân trọng ” v.v..

Cả hai loại văn bản đều có những mẫu tiêu chuẩn, hãy thử tra cứu về cách viết nghi thức chào hỏi trên Internet, sách hướng dẫn, v.v..

Ví dụ về văn bản bên ngoài

Dưới đây là mẫu tham khảo về cách viết Thư mời, một loại văn bản xã giao:

Bản dịch tiếng Việt:

Ở phần đầu của văn bản, “Lời mở đầu thư” sẽ được viết bắt đầu bởi từ “Haikei (拝啓) – Kính gửi”. Viết lời mở đầu thư là cách để thể hiện lòng biết ơn tới đối phương.

Người Nhật thay đổi lời chào hỏi theo mùa.

Ví dụ, cụm từ “Dạo này trời sang thu (Shoshu no ko)” sẽ được sử dụng vào đầu tháng 9. Còn kể từ 15/9 trở đi, khi thời tiết dần trở nên mát mẻ, có thể sẽ sử dụng lời chào “Thời tiết đã trở nên mát mẻ (Suzukaze no ko)”.

Thử tham khảo website sau đây để biết thêm những mẫu câu chào hỏi theo mùa nhé!

Tham khảo:
Aisatsujo.com Professional “Danh mục các mẫu câu chào hỏi theo mùa” https://www.aisatsujo.com/e_order/kigo.html

Nội dung chi tiết như ngày giờ, hội trường, được trình bày ở giữa cụm từ “Thông tin chi tiết như sau” và “Xin hết”. Chú ý không được quên những chi tiết này.

3. Cách sử dụng thư điện tử và FAX

Văn bản trong kinh doanh có thể được gửi bằng cách sử dụng thư điện tử hoặc FAX.

3-1. Gửi thư điện tử

Thư điện tử rất tiện lợi bởi nó dễ sử dụng và không tốn kém. Tuy nhiên, một khi đã gửi thì không thể thu hồi được.

Tham khảo ví dụ sau để tìm hiểu quy tắc khi gửi e-mail.

・Ví dụ về thư điện tử

Bản dịch tiếng Việt:

Kiểm tra thật kỹ xem địa chỉ người nhận đã đúng chưa, nội dung có chính xác không. Đồng thời, chú ý sử dụng CC và BCC đúng cách.

Hãy đặt “Tiêu đề” làm sao để người đọc có thể nhận biết ngay được nội dung. Trong phần nội dung thư, hãy sử dụng cách xuống dòng phù hợp, sẽ dễ đọc hơn. Vì đây là văn bản phục vụ công việc, nên không được sử dụng các ký hiệu như ngôi sao, nốt nhạc, hoặc biểu tượng cảm xúc.

Trước khi gửi, xác nhận lại một lần nữa “nội dung đó phù hợp chưa?”, “có chứa các thông tin mật không?”.

Đối với những vấn đề phức tạp hay nói bằng lời sẽ dễ dàng giải thích hơn thì tốt nhất nên liên lạc qua điện thoại thay vì dùng thư điện tử.

3-2. Gửi FAX

Trong những trường hợp chỉ có văn bản giấy hoặc văn bản kèm nhận xét viết tay, sử dụng FAX là lựa chọn đúng đắn.

・Ví dụ về “Tờ ghi chú” được gửi bằng FAX

Bản dịch tiếng Việt:

Fax cũng có thể gửi cho nhiều người cùng một lúc, giống như e-mail.

Không chỉ người phụ trách mà những người khác cũng có thể nhìn thấy nó, vì vậy hãy đính kèm một “Tờ ghi chú” với thông tin người nhận, nội dung và số lượng bản sao được gửi, để có thể xác định tài liệu được gửi cho ai.

Bên cạnh đó, hãy liên hệ với công ty của đối tác qua thư điện tử hoặc gọi điện thoại, trước hoặc sau khi gửi FAX. Bằng cách đó, có thể yêu cầu bên kia xem nó ngay lập tức và kiểm tra xem nó đã được gửi đúng cách hay chưa.

Ảnh và các ký tự nhỏ có thể không được hiển thị rõ ràng qua FAX. Do đó, cố gắng phóng to kích cỡ rồi mới gửi đi.

4. Các đầu sách có ích cho việc viết văn bản trong kinh doanh

Chúng tôi xin giới thiệu một số quyển sách có ích khi viết văn bản trong kinh doanh.

Sayoko Shirasaki “10 quy tắc cơ bản để viết văn bản trong kinh doanh dành cho người nước ngoài”, NXB 3A Network, năm 2021

Cuốn này dành cho những người có trình độ tiếng Nhật trung cấp, sử dụng để viết các văn bản nội bộ.

Bạn có thể tìm hiểu về “Báo cáo hàng ngày”, “Báo cáo tập huấn”, “Biên bản cuộc họp”, “Đơn đề nghị phê duyệt” và “Bản đề án”, những văn bản thường được sử dụng trong nội bộ và có cả bài tập để luyện tập.

Phần giải thích có sử dụng chữ Hán, nhưng tất cả đều có cách đọc hiragana.

Setsuko Matsumoto (chủ biên) “Email doanh nghiệp bằng tiếng Nhật: Khái niệm cơ bản về cách viết và ví dụ thực tế“, The Japan Times, năm 2018

Dành cho những người có trình độ tiếng Nhật từ trung cấp đến cao cấp, sử dụng khi viết email trong kinh doanh.

Có rất nhiều ví dụ về cách gửi email trong kinh doanh cho những người trong và ngoài công ty.

Cuốn sách có đính kèm bản dịch tiếng Anh, vì vậy những người sử dụng tiếng Anh cũng sẽ đọc được. Ngoài ra, có thể tìm kiếm bằng tiếng Anh về nội dung bạn muốn viết.

Cuốn sách còn giới thiệu cách gõ các ký tự tiếng Nhật. Đồng thời, các câu ví dụ kèm chữ Romaji nên bạn có thể nhìn và gõ theo.

Setsuko Murano (chủ biên) “Học tiếng Nhật trong văn vản kinh doanh và email kinh doanh bằng các tác vụ – Trau dồi khả năng truyền tải thông điệp một cách thích hợp”, NXB 3A Network, năm 2014

Dành cho những người có trình độ tiếng Nhật cao cấp.

Đặc điểm nổi bật: Bằng cách trau dồi kiến thức thông qua các bài tập theo hình thức tác vụ, người học dễ hình dung việc sử dụng nó ở nơi làm việc.

Ngoài ra, các phương pháp và thủ thuật cụ thể để viết văn bản trong kinh doanh còn được giới thiệu trong giáo trình học trực tuyến của Lightboat. Nếu bạn muốn biết thêm chi tiết, vui lòng tham khảo video đưới đây:

5. Phần kết

Văn bản trong kinh doanh là văn bản truyền tải chính xác nội dung hoặc yêu cầu của công việc. Bằng hình thức văn bản, chúng ta có thể truyền tải nội dung chính xác cho nhiều người cùng một lúc.

Văn bản trong kinh doanh bao gồm “văn bản nội bộ” và “văn bản bên ngoài”. Tốt hơn hết là sử dụng mẫu quy chuẩn của mỗi loại khi tiến hành soạn thảo.

Nên soạn thảo văn bản nội bộ làm sao để người khác có thể dễ dàng hiểu nội dung ngay khi nhìn thấy. Còn khi viết văn bản bên ngoài, cần chú ý xác nhận nội dung, lời chào hỏi xem có sai sót gì không trước khi gửi.

Sử dụng thư điện tử hay FAX khi gửi văn bản kinh doanh rất tiện lợi.

Khi gửi thư điện tử, hãy cẩn thận để không mắc lỗi về địa chỉ người nhận và nội dung.

Trước khi gửi FAX, nên kiểm tra xem có “ký tự hoặc hình ảnh nào quá nhỏ không?” và thông báo cho bên kia qua e-mail hoặc điện thoại về việc gửi FAX. Bằng cách đó, bạn có thể ứng phó nhanh chóng ngay cả khi không thể gửi do bị lỗi.

Nếu biết cách viết tốt các văn bản trong kinh doanh, bạn sẽ có thể hoàn thành công việc của mình một cách xuất sắc và nhận được sự tin tưởng từ đối phương. Vì vậy, hãy học cách viết chuẩn xác các văn bản trong kinh doanh và vận dụng thật tốt cho công việc nhé!

Tham khảo:
Aisatsujo.com Professional “Danh mục các lời chào hỏi theo mùa” , https://www.aisatsujo.com/e_order/kigo.html (Xem ngày: 12/5/2022)