Chuẩn bị cho ngày đầu đi làm! Hiểu về văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản

“Phải làm sao nếu đưa nhầm hướng của danh thiếp khi trao đổi danh thiếp với khách hàng?”
“Làm thế nào để có thể trả lời điện thoại một cách suôn sẻ?”

Các bạn nhân viên người nước ngoài mới vào công ty Nhật từ tháng 4 năm nay liệu có đang gặp phải nỗi lo lắng như trên không nhỉ?

Chắc hẳn, các bạn sẽ đối mặt với vô số những khác biệt về văn hóa và rào cản về ngôn ngữ khi làm việc ở công ty Nhật. Nhiều bạn lo lắng rằng liệu mình có gây ra lỗi sai nào trong công việc hay không. Chính vì vậy, trước gia nhập công ty, các bạn nên tìm hiểu trước về văn hóa công sở và các quy tắc ứng xử trong kinh doanh ở Nhật Bản.

Khi mới vào công ty, có thể bạn sẽ được tham gia chương trình đào tạo dành cho nhân viên mới cùng những đồng nghiệp người Nhật khác. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tìm hiểu trước về những kiến thức cần có và những điểm cần lưu ý khi làm việc trong các công ty Nhật nhé.

Trong bài viết này, từ quan điểm của một người nước ngoài đang làm việc tại Nhật Bản, mình sẽ giải thích về một số quy tắc ứng xử trong kinh doanh cũng như một vài điểm cần lưu ý khi làm việc trong công ty Nhật.

1. Quy tắc ứng xử trong kinh doanh là gì?

Quy tắc ứng xử trong kinh doanh là những lễ nghi, phép lịch sự cần có trong môi trường kinh doanh để tiến hành công việc một cách suôn sẻ. “Quy tắc ứng xử” nói chung là các chuẩn mực trong giao tiếp để tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với xã hội và mọi người xung quanh. Tuy nhiên, “quy tắc ứng xử trong kinh doanh” là những phép lịch sự mà bạn cần ghi nhớ khi thực hiện tác phong kinh doanh hay công việc nói chung.

Ví dụ, quy tắc cơ bản về diện mạo bên ngoài, sử dụng từ ngữ; quy tắc trả lời điện thoại; quy tắc ứng xử với khách hàng, v.v..

2. Tại sao quy tắc ứng xử trong kinh doanh lại quan trọng?

Trong môi trường kinh doanh, bạn sẽ tiếp xúc với rất nhiều đối tượng ở mọi lứa tuổi và nghề nghiệp khác nhau, bao gồm cấp trên, tiền bối ở bộ phận khác và khách hàng, v.v.. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ phải giao tiếp hiệu quả với những người này.

Để có thể làm được việc đó, bạn cần vận dụng những quy tắc ứng xử trong kinh doanh. Chẳng hạn như, chăm chút diện mạo bên ngoài, luôn để ý đến những người xung quanh. Bằng cách này, bạn có thể tạo được sự tin tưởng và khiến đối phương nghĩ “mình muốn cùng làm việc với người này”, “mình muốn giao phó công việc cho người này”. Từ đó, hình ảnh của công ty cũng trở nên tốt đẹp hơn và bạn có thể thực hiện công việc kinh doanh một cách suôn sẻ.

Như vậy, trong kinh doanh, quy tắc ứng xử là một kỹ năng vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nhiều nhân viên mới vào công ty thường không hiểu hết được các quy tắc ứng xử cơ bản trong kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp Nhật Bản sẽ truyền đạt các quy tắc ứng xử trong kinh doanh thông qua khóa đào tạo nhân viên mới. Trong phần tiếp theo, mình sẽ giới thiệu một số quy tắc ứng xử cơ bản trong kinh doanh mà các bạn cần biết trước khi vào công ty.

3. Quy tắc ứng xử cơ bản trong kinh doanh là gì?

Quy tắc ứng xử cơ bản trong kinh doanh bao gồm các quy tắc về diện mạo bên ngoài, sử dụng từ ngữ, trả lời điện thoại, trao đổi danh thiếp, văn bản trong kinh doanh, thăm hỏi và đón tiếp khách hàng, v.v..

3-1. Diện mạo bên ngoài

Diện mạo chỉn chu, tươm tất sẽ tạo được thiện cảm tốt với người mà bạn làm việc chung. Thông qua đó, đối phương có thể cảm nhận rõ sự nỗ lực của bạn trong công việc, đồng thời, hình ảnh của công ty ngày càng tốt đẹp hơn.

Chính vì vậy, bạn nên chú trọng đến những bộ trang phục phù hợp với bối cảnh công việc, đem lại cảm giác gọn gàng và sạch sẽ, hơn là những trang phục sành điệu và thời trang.

3-2. Sử dụng từ ngữ

Sử dụng từ ngữ một cách chính xác là yếu tố không thể thiếu để giao tiếp tốt với những người xung quanh. Trong môi trường kinh doanh, bạn cần sử dụng những từ ngữ trang trọng, lịch sự, khác với ngôn từ thường dùng khi nói chuyện với bạn bè.

Ví dụ: thay vì nói 今日（kyou）thì bạn nên dùng 本日（honjitsu）và thay vì どんな（donna） thì nên nói どのような (donoyouna). Đó đều là những từ ngữ đem đến bầu không khí lịch sự hơn bình thường và hay được sử dụng trong kinh doanh để thay thế ngôn ngữ thường ngày. Nếu thường xuyên ý thức điều này khi giao tiếp, bạn sẽ dần dần sử dụng được những từ ngữ lịch sự một cách thành thục, tự nhiên hơn. Ngoài ra, hãy cố gắng sử dụng kính ngữ một cách chính xác dựa theo từng đối tượng và tình huống cụ thể nhé.

3-3. Trả lời điện thoại

Đối với điện thoại – một công cụ để giao tiếp mà không nhìn được gương mặt đối phương, thì giọng nói chính là yếu tố duy nhất quyết định ấn tượng về doanh nghiệp. Do đó, bạn hãy nói với giọng rành mạch và rõ ràng hơn bình thường. Ngoài ra, hãy trang bị cho mình những quy tắc cơ bản và quy tắc đối ứng linh hoạt tùy theo từng tình huống khi trả lời điện thoại.

Chắc hẳn bạn sẽ rất hồi hộp khi trả lời điện thoại bằng tiếng Nhật, thậm chí lo lắng rằng không biết liệu mình có trả lời tốt không. Chính vì vậy, bạn nên cố gắng luyện tập trước thật nhiều lần.

Khi nhận được cuộc gọi từ người khác, bạn phải chuẩn bị sẵn giấy bút ghi chú. Bạn nên viết trước những mục cần nghe và thứ tự các mục. Nếu là người thực hiện cuộc gọi, bạn cần sắp xếp những nội dung mình muốn truyền đạt trước khi gọi điện thoại. Trường hợp không nghe rõ, bạn hãy lịch sự nói “Xin lỗi, tôi có thể xác nhận lại nội dung này không ạ?”, khi đó, đối phương chắc chắn sẽ thông cảm cho bạn.

Ngoài ra, việc nhấc máy chậm sẽ để lại ấn tượng không tốt, vậy nên bạn hãy cố gắng nghe máy càng sớm càng tốt nhé.

3-4. Trao đổi danh thiếp

Trao đổi danh thiếp là một văn hóa không thể thiếu trong kinh doanh, là bước đầu tiên để đối phương biết bạn là ai. Hãy chuẩn bị sẵn để có thể trao danh thiếp ngay lập tức, giúp quá trình trao đổi danh thiếp diễn ra suôn sẻ. Ngoài ra, cần tìm hiểu kỹ về trình tự trao đổi danh thiếp và cách ứng xử khi trao đổi danh thiếp với nhiều người.

Đặc biệt, hãy chú ý đến hướng của danh thiếp. Bạn phải hướng danh thiếp về phía người đối diện sao cho người nhận có thể dễ dàng đọc được luôn. Tuyệt đối không được cầm danh thiếp về hướng về phía bản thân mình.

3-5. Văn bản trong kinh doanh

Văn bản trong kinh doanh là những văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh mà bạn sử dụng trong công việc, mục đích chính là để truyền đạt chính xác nội dung công việc cho đối phương. Chính vì vậy, văn phong viết theo quy chuẩn và diễn đạt chính xác là yếu tố vô cùng quan trọng. Bạn cần nắm rõ hình thức của văn bản trong kinh doanh và cố gắng truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn, chính xác.

3-6. Thăm hỏi và đón tiếp khách hàng

Khi đến thăm hoặc đón tiếp khách hàng, bạn phải luôn ý thức rằng mình đang đóng vai trò đại diện cho công ty để cư xử đúng mực. Hãy tìm hiểu về cách chào hỏi và cách ra, vào phòng. Ngoài ra, bạn phải ghi nhớ thứ tự chỗ ngồi khi di chuyển hoặc trong buổi tiệc đón tiếp khách hàng.

4. Học các quy tắc ứng xử trong kinh doanh bằng tiếng Việt trước khi vào công ty

Nhiều công ty Nhật Bản tổ chức khóa đào tạo dành cho nhân viên mới. Tuy nhiên, có lẽ nhiều nhân viên người nước ngoài sẽ cảm thấy việc tham gia khóa đào tạo cùng với nhân viên người Nhật là một thách thức lớn.

Vì vậy, nếu trang bị một vài kiến thức nhất định về các quy tắc ứng xử trong kinh doanh trước khi vào công ty, bạn có thể nhanh chóng thích ứng với văn hóa công sở tại Nhật Bản. Điều này cũng giúp bạn giao tiếp thuận lợi với cấp trên, tiền bối, đồng nghiệp và khách hàng của công ty. Vậy trước hết, nếu học về các quy tắc ứng xử trong kinh doanh ở Nhật bằng ngôn ngữ mẹ đẻ thì sao nhỉ?

Với tài liệu học về “Quy tắc ứng xử trong kinh doanh”, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu trước về các quy tắc ứng xử trong kinh doanh bằng tiếng Việt. Dưới đây là một số ưu điểm khi học về các quy tắc ứng xử trong kinh doanh bằng tiếng mẹ đẻ trước khi gia nhập công ty.

Có thể hiểu rõ nội dung khi học bằng tiếng Việt

Khi mới vào công ty, bạn có thể có cơ hội tham gia các khóa đào tạo bằng tiếng Nhật. Tuy nhiên, sẽ an tâm hơn nếu bạn học trước bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của mình. Nếu học bằng tiếng Nhật, có lẽ bạn sẽ lo lắng rằng liệu mình có hiểu đúng không. Nếu không thể nắm bắt được nội dung một cách chuẩn xác, bạn có thể gặp rắc rối và gây phiền hà cho những người xung quanh. Chính vì vậy, nếu học bằng tiếng Việt, bạn có thể hiểu được nội dung chính xác hơn.

Nội dung đầy đủ, phong phú

Tài liệu học này giải thích chi tiết những kiến thức cơ bản về quy tắc ứng xử trong kinh doanh, cách giải quyết trong tình huống kinh doanh thực tế. Ví dụ, khi nghe điện thoại, bạn cần chuẩn bị những gì, bạn sẽ nắm được các mục cần ghi chú, thứ tự và cách ghi chú. Đây là những nội dung vô cùng hữu ích cho công việc của các bạn nhân viên mới vào công ty.

Chuẩn bị được tinh thần và nhận thức đầy đủ trước khi vào công ty

Văn hóa công sở tại các doanh nghiệp Nhật Bản khá độc đáo và có nhiều điểm khác biệt so với các doanh nghiệp Việt Nam. Việc hiểu rõ về những nền văn hóa khác nhau sẽ giúp bạn mở rộng thế giới quan và giá trị quan của bản thân. Ngoài ra, sau khi đã gia nhập công ty, bạn có thể suy nghĩ một cách khách quan hơn, học cách chấp nhận sự khác biệt văn hóa đó. Điều này sẽ góp phần giúp bạn trở thành một thành viên tốt trong xã hội, tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp với những người xung quanh.

5. Phần kết

“Quy tắc ứng xử trong kinh doanh” là những lễ nghi, phép lịch sự cần có trong môi trường kinh doanh để tiến hành công việc một cách suôn sẻ.

Trong quá trình làm việc, bạn phải giao tiếp hiệu quả với nhiều người ở nhiều lứa tuổi và nghề nghiệp khác nhau. Nếu không làm được điều đó, bạn sẽ không thể tạo dựng mối quan hệ tin cậy, thậm chí gây ra trở ngại đối với công việc kinh doanh. Hơn nữa, việc một nhân viên cư xử không đúng mực sẽ ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty. Hiểu về quy tắc ứng xử trong kinh doanh sẽ tránh xảy ra những tình huống như vậy và giúp cho công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Quy tắc ứng xử cơ bản trong kinh doanh bao gồm: diện mạo bên ngoài, sử dụng từ ngữ, trả lời điện thoại, trao đổi danh thiếp, văn bản trong kinh doanh, thăm hỏi và đón tiếp khách hàng, v.v..

Việc trang bị kiến thức về các quy tắc ứng xử trong kinh doanh trước khi vào công ty là vô cùng quan trọng. Điều này giúp bạn nhanh chóng thích ứng với văn hóa doanh nghiệp Nhật Bản. Đồng thời, bạn có thể giao tiếp một cách hiệu quả với cấp trên, tiền bối, đồng nghiệp trong công ty hay khách hàng.

Bạn cũng nên tìm hiểu trước về các quy tắc ứng xử trong kinh doanh bằng ngôn ngữ mẹ đẻ. Dưới đây là những ưu điểm khi học về các quy tắc ứng xử trong kinh doanh bằng tiếng Việt:

Với tài liệu học về “Quy tắc ứng xử trong kinh doanh” của LIGHTBOAT, bạn có thể học các quy tắc ứng xử trong kinh doanh của Nhật Bản bằng tiếng Việt. Hãy thử tìm hiểu sâu hơn về văn hóa công sở tại Nhật Bản trước khi chính thức vào công ty nhé!